Звіт відділу за 2025 рік

ЗАГАЛЬНИЙ ВІДДІЛ

 

          Впродовж звітного періоду загальний відділ Курненської сільської ради працював над вдосконаленням порядку документування управлінської інформації та роботи з документами відповідно до вимог чинного законодавства. Проведений аналіз кількості вхідної, вихідної кореспонденції за 2025 рік, документообіг в цілому складає 5531 документів. З них 3972 документи вхідної кореспонденції, розгляд яких було доручено відповідним структурним підрозділам сільської ради або окремим посадовим особам та 1559 документів вихідної кореспонденції.

          Протягом року забезпечено роботу в системі електронної взаємодії органів виконавчої влади  (СЕВ ОВВ), яка призначена для автоматизації процесів створення, надсилання, передавання, одержання, оброблення, використання, зберігання, знищення електронних документів та копій паперових документів в електронному вигляді з використанням електронного цифрового підпису, які не містять інформацію з обмеженим доступом, та контролю за виконанням актів, протокольних рішень Кабінету Міністрів України та інших документів.

          За 2025 рік працівниками відділу видано громадянам 5050 довідок, в тому числі: про наявність пічного опалення та газової установки, про зайнятість населення, про наявність земельної ділянки, а також довідки для оформлення спадщини за заповітом та оформлення спадщини за законом, інші.

          Враховуючи зміни в законодавстві з березня 2020 року загальний відділ розпочав свою роботу в автоматизованій системі «Реєстр територіальних громад». Реєстр територіальної громади наповнюється щоденно. Змінюючи реєстрацію місця проживання, реєструючи місце проживання новонароджених дітей, реєструючи місце проживання особи, загальний відділ вносить зміни та оновлює дані в Реєстрі. За вказаний період загальним відділом сільської ради видано 2545 витягів про реєстрацію місця проживання особи та 901 - довідка про зареєстрованих у житловому приміщенні/будинку осіб. Зареєстровано місця проживання – 158, знято з реєстрації з місця проживання – 324.

          До відділу ведення Державного реєстру виборців Житомирської РДА щомісячно подано:

          1) відомості про виборців, які зняті з реєстрації за місцем проживання;

          2) відомості про виборців, які зареєстрували своє місце проживання;

          3) відомості про громадян України, зареєстрованих за місцем проживання, яким виповнилося 18 років.

          Робота із зверненнями громадян протягом 2025 року проводилася у порядку, визначеному Конституцією України, Законом України «Про звернення громадян» (зі змінами), Указом Президента України від 07 лютого 2008 року № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування» та іншими нормативно-правовими актами, що регламентують роботу із зверненнями громадян.

          Щомісяця здійснюється аналіз звернень громадян, які надходять до громади та забезпечується всебічний, об’єктивний розгляд і надання відповідей авторам звернень у визначені законодавством терміни.

          Протягом 2025 року до Курненської сільської територіальної громади надійшло 1473 заяви, скарги та пропозицій громадян, що на 260 звернень більше, ніж за аналогічний період 2024 року. З них: 895 надійшло поштою та 578 на особистому прийомі.

          За ознакою надходження 1473 звернення були первинні, повторних, дублетних та масових не було. За видами 1470 звернень класифіковані як заяви (клопотання) та 3 - скарги. За статтю авторів звернень: 762 звернення надійшло від чоловічої статі та 711 від жіночої статі. Індивідуальних звернень – 1461. Колективних звернень – 12, в них 306 підписів. Анонімних звернень  не зафіксовано.

          Аналіз статистичних даних за соціальним станом заявників свідчить, що найбільше звернень надійшло від соціально незахищених громадян:

дітей війни – 13 або 0,8% від загальної кількості;

інвалідів І, ІІ та ІІІ груп – 110 або 7,4% від загальної  кількості;

одиноких матерів – 13 або 0,8% від загальної кількості;

матерів-героїнь – 13 або 0,8% від загальної кількості;

багатодітних сімей – 45 або 3,0% від загальної кількості;

учасників бойових дій – 234 або 15,8% від загальної кількості;

учасників ліквідації наслідків аварій на ЧАЕС – 18 або 1,2% від загальної кількості та інших громадян, які потребують соціального захисту, підтримки та особливої уваги з боку місцевих органів державної виконавчої влади та органів місцевого самоврядування щодо задоволення їх повсякденних запитів та життєвих потреб.

          Протягом звітного періоду найбільше звернень на адресу Курненської сільської ради надійшло від:

пенсіонерів – 438 або 29,7% від загальної  кількості;

робітників та селян – 112 або 7,6% від загальної  кількості;

працівників бюджетної сфери – 122 або 8,2% від загальної  кількості;

військовослужбовців – 263 або 17,8% від загальної  кількості;

підприємців – 27 або 1,8% від загальної кількості;

безробітних –60 або 4,0% від загальної кількості.

          У своїх зверненнях громадяни порушили 1473 питання різної тематики. Найчастіше порушувалися питання соціального захисту населення, що становить 610 питань або 41,4% від загальної кількості. На другому місці – звернення з питань аграрної політики та земельних відносин – 275 або 18,6% від загальної кількості питань, на третьому місці звернення з охорони здоров’я – 180 або 12,2% від загальної кількості.

          Розпорядженням сільського голови від 05.01.2026 р № 04/од «Про затвердження графіка особистого прийому громадян на 2026 рік» затверджено графік, яким передбачено проведення особистих прийомів громадян чотири рази на місяць, у тому числі двох особистих виїзних прийомів посадовими особами. Сільським головою розроблено графік виїзних особистих прийомів, в старостинські округи громади на 2026 рік. Графік особистого прийому громадян посадовими особами громади на 2026 рік оприлюднено на офіційному веб-сайті Курненської сільської ради. Крім того, інформація про проведення особистих прийомів систематично оприлюднюється на офіційному веб-сайті громади у рубриці «Новини», а також висвітлюються та поширюються у соціальних мережах.

         З метою надання громадянам в оперативному режимі роз’яснень з важливих питань життєдіяльності, а також для прийому усних звернень громадян забезпечено функціонування «гарячої лінії» у Курненській сільській територіальній громаді. В громаді забезпечено належне опрацювання, детальний аналіз та контроль за термінами розгляду звернень громадян, що надходять на телефонну «гарячу лінію» за номером телефону (068) 388 05 58. Протягом року громадянам надавалися відповідні роз’яснення у телефонному режимі, усні звернення, які потребували додаткового опрацювання, розглядалися у визначений законодавством термін, про результати розгляду заявників повідомлено письмово.

          Відповідно до вимог абзацу шостого пункту 5 Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування» в Курненській сільські територіальні громаді проводиться постійний моніторинг питань, які порушуються у зверненнях громадян, вживаються необхідні заходи щодо скорочення можливих повторних звернень.

          Увага керівництва громади постійно акцентується на необхідності підвищення відповідальності посадових осіб за забезпечення своєчасного та всебічного розгляду звернень громадян, що дає можливість оперативно вирішувати порушені жителями громади проблеми та задовольняти їх законні вимоги.

           Вдосконалюючи роботу із запитами на інформацію та у зв’язку з опрацюванням запитів та підготовкою відповідей на них, загальним відділом підготовлено та затверджено Положення про порядок роботи із запитами на інформацію. За 2025 рік до загального відділу надійшло 16 інформаційних запитів, з них: 7 – від громадських організацій, 5 – від фізичних осіб, 4 – від юридичних осіб. Робота із запитами на публічну інформацію спрямована на забезпечення права кожного громадянина на доступ до інформації, що знаходиться у володінні сільської ради, створення належних умов для реалізації цього права відповідно до вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації».

          Із загальної кількості інформаційних запитів: 16 інформаційних запитів надійшло до сільської ради електронною поштою.

          Всі інформаційні запити, які надійшли розглянуті відповідно до вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації» у встановлені законодавством терміни.

          Протягом звітного періоду здійснювався контроль щодо актуалізації Регламенту роботи Курненської сільської ради та Інструкції з діловодства у Курненській сільській раді та її виконавчому комітеті. Організація засідань сесій та засідань виконавчого комітету проводилась відповідно до вимог Регламенту роботи Курненської сільської ради восьмого скликання.

          За 2025 рік відбулося 9 засідань сесій сільської ради на яких прийнято 287 рішень та 16 засідань виконавчого комітету на яких прийнято 253 рішення. За результатами засідань всі прийняті рішення, відповідно до Інструкції з діловодства, опрацьовані, зареєстровані, оприлюднені на сайті, розмножені та доведені до відома та роботи виконавців.

          Протоколи засідань сесій, виконавчого комітету та документи до них сформовані у відповідні томи та внесені до опису справ постійного зберігання сільської ради.

          Відповідно до п. 20 ч. 4 ст. 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи», «Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях» працівниками загального відділу велася робота щодо упорядкування та архівного зберігання документів, а саме: підготовлено зведену номенклатуру справ на 2025 рік.

          04.04.2025 року проведено перше засідання експертної комісії на якому розглянуто 3 питання: схвалення Положення про архівний підрозділ Курненської сільської ради Житомирського району Житомирської області, схвалення Положення про експертну комісію (ЕК) Курненської сільської ради Житомирського району Житомирської області та схвалення номенклатури справ Курненської сільської ради Житомирського району Житомирської області на 2025 рік.

          06.05.2025 року проведено друге засідання експертної комісії на якому розглянуто 2 питання: розгляд опису № 1 – К(ОС) справ з кадрових питань (особового складу) за 1945 - 2014 роки, розгляд опису № 1 – К(ОС) справ з кадрових питань (особового складу) за 2015 - 2017 роки.

          Також підготовлено такі документи:

• доповнення до історичної довідки Курненської сільської ради;
• ОПИС № 1 – К(ОС) справ з кадрових питань (особового складу) за 1945 - 2014 роки;
• ОПИС № 1 – К(ОС) справ з кадрових питань (особового складу) за 2015 - 2017 роки;
• ПЕРЕДМОВА до опису № 1 –К (ОС) справ з кадрових питань (особового складу) за 1945-2014 роки Курненської сільської ради;
• ПЕРЕДМОВА до опису № 1 –К (ОС) справ з кадрових питань (особового складу) за 2015-2017 роки Курненської сільської ради;
• ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА до опису № 1 –К (ОС) справ з кадрових питань (особового складу) за 1945-2014 роки Курненської сільської ради;
• ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА до опису № 1 –К (ОС) справ з кадрових питань (особового складу) за 2015-2017 роки Курненської сільської ради.

          Протягом 2025 року відправлено в ДП «НАІС»:

          - 42 заяви про державну реєстрацію заповітів та спадкових договорів;

          - 3 заяви про реєстрацію зміни і скасування заповітів та зміни і розірвання спадкових договорів.

          Продовжується робота по затвердженню нової Інструкції з діловодства відповідно розпорядження начальника обласної державної (військової) адміністрації від 04.07.2025 р. № 966 «Про затвердження Інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну та Інструкції з діловодства в обласній державній (військовій) адміністрації у новій редакції».

          Працівниками відділу постійно здійснюється робота щодо впорядкування документів згідно номенклатури справ, інструкції з діловодства.

 

          Загальний відділ відповідно до покладених на нього завдань на 2026 рік планує:

          - здійснювати документально-технічне забезпечення діяльності керівництва Курненської сільської ради та її виконавчих органів, ведення у Курненській сільській раді та її виконавчих органах діловодства, контроль за строками проходження і виконання документів, надавати методичну і практичну допомогу з цих питань відділам та іншим структурним підрозділам виконавчого комітету сільської ради;

          - організовувати належну роботу, в основу якої покладено принципи служіння сільській територіальній громаді, дотримуватися прав місцевого самоврядування, неухильного дотримання вимог Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування».

          - здійснювати експертизу нормативно-правових актів, розпорядчих документів (рішень виконавчого комітету сільської ради та розпоряджень сільського голови) щодо їх відповідності Інструкції з діловодства у виконавчому комітеті Курненської сільської ради та іншим нормативно-правовим актам з питань діловодства;

          - приймати, реєструвати, здійснювати попередній розгляд, передавати згідно з розподілом обов’язків на розгляд керівництву Курненської сільської ради та на виконання, розмножувати, розсилати вхідну і вихідну кореспонденцію, рішення виконавчого комітету та рішення Курненської сільської ради, розпорядження сільського голови, інші документи виконавчого комітету Курненської сільської ради;

          - забезпечувати здійснення діловодства за запитами на інформацію, надісланими поштою та засобами електронного зв’язку, а також за документами, складеними на виконання запитів на інформацію;

          - надавати для оприлюднення на офіційному сайті сільської ради рішення виконавчого комітету та сесії сільської ради, порядок денний сесії сільської ради та виконавчого комітету;

          - забезпечувати здійснення контролю за строками проходження і виконання документів, а також за відповідністю форм виконання вимогам документів та резолюціям керівництва Курненської сільської ради;

          - спільно з іншими структурними підрозділами Курненської сільської ради забезпечувати підготовку і проведення засідань виконавчого комітету сільської ради та сесії сільської ради;

          - за дорученням сільського голови перевіряти в структурних підрозділах виконавчого комітету ради стан організації діловодства та контролю за проходженням і виконанням документів, вивчати роботу діловодних служб цих органів, надавати їм необхідну допомогу в удосконаленні форм і методів роботи з документами;

          - здійснювати контроль за правильністю користування документами в апараті ради, готувати зведення, звіти, інформації з питань роботи з документами, відповідно до плану роботи інформувати керівництво виконавчого комітету ради з цих питань;

          - забезпечувати культуру діловодства, впроваджувати сучасні технічні засоби роботи з документами, комп’ютеризації діловодних процесів та інших напрямів діяльності, надавати методичну і практичну допомогу з цих питань працівникам апарату ради, іншим підрозділам виконавчого комітету ради;

          - сприяти набуттю знань і навиків з питань роботи з документами працівниками ради, підвищенню кваліфікації працівників діловодних служб виконавчого комітету;

           - складати номенклатуру справ, забезпечувати здійснення контролю за правильністю формування, оформлення і зберігання справ, здачу документів на зберігання до архівного відділу Житомирської райдержадміністрації;

          - організовувати та здійснювати контроль за розглядом звернень громадян посадовими особами сільської ради, здійснювати контроль за проведенням ними особистого прийому громадян, контролювати надходження заяв, скарг та пропозицій до сільської ради;

          - забезпечувати функціонування «гарячої лінії» у Курненській сільській територіальній громаді;

          - організовувати та здійснювати контроль за виконанням інформаційних запитів посадовими особами сільської ради;

          - організовувати роботу архіву, забезпечувати проведення експертизи цінності документів при їх відборі для передачі на державне зберігання, готувати і передавати справи на зберігання до архівного відділу Житомирської райдержадміністрації;

         - взаємодіяти з відділами ради та іншими структурними підрозділами виконавчого комітету ради, підприємствами, установами, організаціями і громадянами при вирішенні питань, які належать до компетенції відділу.

 

 

 

 

 

 

 

 

Інформаційні дані за 2025 рік

 

	Видано довідок	Зареєстровано місця проживання	Знято з реєстрації місця проживання	Витяги про реєстрацію	Відомості про зареєстрованих	Нотаріальні дії	Оформлено справ по субсидіях
Курненська сільська рада	414			588	295	171	133
Стрибізький старостинський округ № 1	1239			507	77	290	263
Старомайданський старостинський округ № 2	515			166	27	57	148
Великолугівський старостинський округ № 3	395			298	171	40	39
Тетірський старостинський округ № 4	462			198	142	62	89
Курненський старостинський округ № 5	507			220	113	18	102
Соколівський старостинський округ № 6	587			208	45	47	207
Андріївський старостинський округ № 7	389			138	11	30	73
Теньківський старостинський округ № 8	531			222	20	36	97
Всього:	5050	158	324	2545	901	751	1151